Począwszy od stycznia 2020 r. drukarki fiskalne będą zastępowane przez drukarki fiskalne online. Co to właściwie oznacza dla przedsiębiorców? Czym drukarki fiskalne online różnią się od dotychczas wykorzystywanych urządzeń?
Drukarki fiskalne online będą na bieżąco raportować o realizowanych za ich pośrednictwem transakcjach. Każda drukarka będzie połączona z Centralnym Repozytorium Ministerstwa Finansów, gdzie dane będą spływać nie rzadziej niż raz na dwie godziny. Nowe drukarki będą także emitować paragony w dwóch wersjach: elektronicznej i papierowej.
Zmiany mają na celu ograniczenie nadużyć podatkowych, dlatego obowiązkiem wymiany drukarek zostaną objęci przedsiębiorcy z branż narażonych na tego typu zjawiska. Pozostali właściciele drukarek fiskalnych mają czas na ich wymianę do 2032, pod warunkiem, że aktualnie wykorzystywana drukarka spełnia wymogi, określone w ustawie.
Dlaczego nie warto zwlekać z wymianą drukarki?
Z tego powodu obowiązek wymiany drukarek dotnie wszystkich przedsiębiorców, których urządzenia nie są wyposażone w pamięć chronioną.
Proces wymiany drukarek fiskalnych nie powinien być jednak traktowany wyłącznie jako przykry obowiązek. Przedsiębiorcy, którzy zaopatrzą się w drukarki, działające w systemie online będą mieli znacznie mniej obowiązków, związanych z raportowaniem do Urzędu Skarbowego o obrocie i należnym podatku VAT. Unikną też niespodziewanych kontroli urzędników państwowych.
Drukarki fiskalne online – niezawodne wsparcie w prowadzeniu działalności handlowej
Oczekiwania wobec współczesnych przedsiębiorców nieustannie rosną. W dobie dynamicznego rozwoju gospodarczego i postępującej cyfryzacji handlu konieczne staje się stałe dostosowywanie do zmieniających się przepisów prawa oraz rosnących wymagań konsumentów. Szczególnie rygorystyczne są dziś regulacje związane z ewidencjonowaniem sprzedaży. Urządzenia fiskalne muszą nie tylko spełniać wszystkie normy prawne, ale także zapewniać wygodę, niezawodność i bezpieczeństwo w codziennej pracy. Na pierwszy plan wysuwają się tu drukarki fiskalne online, które stają się standardem w nowoczesnych punktach sprzedaży – zarówno tych stacjonarnych, jak i mobilnych.
W Pinnex cały czas podążamy za potrzebami naszych klientów, proponując im profesjonalne drukarki fiskalne online, które, w przeciwieństwie do tradycyjnych kas fiskalnych, współpracują z systemem sprzedażowym (np. POS), który automatycznie przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas. Umożliwiają tym samym pełną kontrolę nad obrotem i transparentność działalności gospodarczej. W ramach naszych usług zapewniamy kompleksowe wsparcie przy doborze sprzętu, instalacji i konfiguracji w firmie, a także na etapie szkoleń pracowniczych, tak aby użytkownicy mogli sprawnie i bezproblemowo korzystać z urządzeń, maksymalizując efektywność swojej pracy i spełniając wymogi prawne.
Czym wyróżnia się drukarka fiskalna online?
Drukarki fiskalne online to nowoczesne urządzenia, które w ostatnich latach zrewolucjonizowały sposób ewidencjonowania sprzedaży detalicznej i usługowej w Polsce. Wyróżniają się przede wszystkim możliwością automatycznej komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), które jest centralnym systemem gromadzącym dane o transakcjach, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Dzięki temu urządzeniu każdy paragon fiskalny, raport dobowy czy inne dokumenty fiskalne są przesyłane w czasie rzeczywistym do organów podatkowych, co znacząco zwiększa transparentność i bezpieczeństwo rozliczeń podatkowych. Drukarki fiskalne online posiadają wbudowane moduły sieciowe (WiFi, LAN, GSM), które umożliwiają stałe połączenie z Internetem, co jest niezbędne dla prawidłowego działania tych urządzeń. W porównaniu do starszych modeli kas fiskalnych z kopią papierową lub elektroniczną drukarki online eliminują konieczność fizycznego przechowywania kopii paragonów, ponieważ wszystkie dane są archiwizowane cyfrowo w CRK.
Drukarki fiskalne online – czy są obowiązkowe?
Obowiązek stosowania drukarek fiskalnych online został rozłożony w czasie, jednak od 1 stycznia 2025 roku dotyczy już dla wszystkich przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Wcześniej obowiązek ten dotyczył wybranych branż, takich jak warsztaty samochodowe, stacje paliw, gastronomia czy hotelarstwo, które zostały wskazane jako najbardziej narażone na nadużycia podatkowe.
Ustawodawca zdecydował się na etapowe wdrażanie tego obowiązku, aby przedsiębiorcy mieli czas na dostosowanie się do nowych wymogów. W praktyce oznacza to konieczność wymiany dotychczasowych kas na urządzenia online lub zakup nowej drukarki fiskalnej online, jeśli firma dopiero rozpoczyna działalność.
Kto powinien korzystać z drukarek fiskalnych online?
Drukarki fiskalne online są obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym i rolnikom ryczałtowym, a także dla tych, którzy wcześniej korzystali z kas rejestrujących. Obowiązek ten nie obejmuje natomiast podmiotów dokonujących wyłącznie sprzedaży na rzecz innych firm (B2B) czy prowadzących działalność zwolnioną z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie.
Przedsiębiorcy muszą zapewnić, aby ich drukarka fiskalna online miała stały dostęp do Internetu, co jest warunkiem prawidłowego przesyłania danych do CRK. W przypadku braku dostępu do sieci możliwe jest uzyskanie zgody naczelnika urzędu skarbowego na przesyłanie danych w określonych odstępach czasu, jednak jest to rozwiązanie tymczasowe i wymaga formalnego zgłoszenia
Tania drukarka fiskalna online – jak wybrać odpowiedni model?
Wybierając tanią drukarkę fiskalną online, przedsiębiorcy powinni kierować się nie tylko ceną, ale przede wszystkim funkcjonalnością i zgodnością urządzenia z obowiązującymi przepisami. Szczególnie ważne jest, aby urządzenie posiadało aktualną homologację i spełniało wymóg stałej komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), co jest fundamentem zgodnego z prawem ewidencjonowania sprzedaży.
Istotnym aspektem przy wyborze taniej drukarki fiskalnej online jest jej funkcjonalność. Urządzenie powinno umożliwiać obsługę odpowiedniej liczby pozycji towarowych, być wyposażone w szybki, trwały mechanizm drukujący oraz oferować szeroki wachlarz interfejsów komunikacyjnych, takich jak USB, LAN, WiFi czy Bluetooth. Dzięki temu możliwa jest integracja z różnymi systemami sprzedażowymi oraz elastyczne dopasowanie do indywidualnych warunków pracy. Równie ważna jest też ergonomia i intuicyjność obsługi, szczególnie w przypadku małych firm, które nie posiadają własnych działów IT. Prosta konfiguracja i przejrzyste menu użytkownika pozwalają na szybkie wdrożenie urządzenia do pracy bez konieczności zaawansowanej wiedzy technicznej.
Tania drukarka fiskalna online to rozwiązanie chętnie wybierane przez małe i średnie przedsiębiorstwa, które poszukują oszczędnych, ale jednocześnie niezawodnych urządzeń do codziennej pracy. Warto jednak pamiętać, że nawet najprostsze modele powinny być objęte sprawnym serwisem oraz wsparciem technicznym, zwłaszcza w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji, np. podczas instalacji, aktualizacji oprogramowania czy usuwania awarii.
Najtańsza drukarka fiskalna online – czy to dobry pomysł?
Najtańsza drukarka fiskalna online może wydawać się atrakcyjną opcją, zwłaszcza dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność lub dysponujących ograniczonym budżetem. W praktyce jednak warto podejść do takiego zakupu z dużą rozwagą. Niska cena bardzo często oznacza również pewne kompromisy, zarówno pod względem funkcjonalności, jak i jakości wykonania. Tanie drukarki fiskalne online zazwyczaj oferują podstawowe możliwości: ograniczoną liczbę obsługiwanych pozycji towarowych (PLU), wolniejszy mechanizm wydruku oraz uproszczone opcje komunikacyjne, np. brak łączności bezprzewodowej czy ograniczona integracja z systemami sprzedaży. Choć mogą one w zupełności wystarczyć w małej działalności usługowej lub sezonowym punkcie handlowym, w intensywnie działających sklepach, lokalach gastronomicznych czy punktach mobilnych ich możliwości mogą szybko okazać się niewystarczające.
Dlatego przed podjęciem decyzji zakupowej warto dokładnie przeanalizować specyfikę swojej działalności i realne potrzeby związane z ewidencjonowaniem sprzedaży. Czy liczba transakcji w ciągu dnia jest duża? Czy potrzebna będzie integracja z systemem POS lub terminalem płatniczym? Czy zależy nam na wygodzie pracy i bezawaryjności przez wiele godzin dziennie? Odpowiedzi na te pytania pomogą określić, czy najtańsza drukarka fiskalna online rzeczywiście będzie odpowiednim wyborem.
Więcej informacji na temat tanich drukarek fiskalnych online dostępnych w Pinnex można uzyskać podczas bezpośredniego kontaktu z naszymi doradcami.
