Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusza na
firmach weryfikację używanego oprogramowania sprzedażowego i księgowego.

Coraz częściej pojawiają się pytania:

• Czy system MERCO obsługuje KSeF?
• Jak wygląda integracja oprogramowania MERCO z Krajowym Systemem e-Faktur?
• Czy system jest gotowy na obowiązkowe e-fakturowanie?
• Jakie są wymagania techniczne i potencjalne ograniczenia?

W tym artykule analizujemy rozwiązania MERCO pod kątem integracji z KSeF, zakresu
obsługi e-faktur, gotowości technologicznej oraz różnic funkcjonalnych. Dodatkowo
wskazujemy, w jaki sposób Pinnex może wesprzeć firmę w procesie wdrożenia i konfiguracji
systemu.

Czym jest KSeF i jakie ma znaczenie dla systemów
sprzedażowych?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML,
• przesyłanie dokumentów bezpośrednio do systemu rządowego,
• odbieranie faktur zakupowych,
• archiwizowanie dokumentów w jednym, centralnym miejscu.

Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność korzystania z oprogramowania, które:

• generuje faktury zgodne ze strukturą KSeF,
• posiada integrację z API systemu,
• obsługuje statusy dokumentów,
• umożliwia bezpieczną komunikację z platformą rządową.

Bez odpowiedniej integracji proces fakturowania może wymagać ręcznego eksportu
dokumentów i dodatkowych działań administracyjnych.

Jak MERCO obsługuje KSeF? Analiza kluczowych
obszarów

Stopień integracji z Krajowym Systemem e-Faktur
System MERCO został dostosowany do wymagań związanych z KSeF poprzez aktualizacje
umożliwiające komunikację z platformą Ministerstwa Finansów.

Integracja obejmuje:

• wysyłkę faktur do KSeF bezpośrednio z systemu,
• odbiór dokumentów zakupowych,
• uwierzytelnianie przy użyciu tokenów lub certyfikatów,
• aktualizację statusu dokumentu po nadaniu numeru KSeF.

Dzięki temu użytkownik nie musi korzystać z zewnętrznych narzędzi ani ręcznie przesyłać
faktur przez aplikację rządową.

Zakres obsługi e-faktur

Pełna obsługa KSeF w systemie MERCO obejmuje:

• generowanie faktur w strukturze zgodnej z XML,
• automatyczne przesyłanie dokumentów do KSeF,
• pobieranie faktur wystawionych przez kontrahentów,
• przegląd i archiwizację dokumentów w systemie.

Takie rozwiązanie pozwala na centralizację obiegu dokumentów i minimalizację pracy
manualnej.

System jest szczególnie istotny dla firm handlowych, hurtowni oraz przedsiębiorstw, które
generują dużą liczbę faktur i potrzebują automatyzacji procesu sprzedaży.

Gotowość systemu MERCO na obowiązkowy KSeF

Aktualne wersje oprogramowania MERCO są rozwijane w kierunku pełnej zgodności z
wymaganiami KSeF.

Gotowość techniczna obejmuje:

• obsługę faktur ustrukturyzowanych,
• integrację poprzez API,
• możliwość pracy w trybie online,
• bsługę mechanizmów uwierzytelniania,
• aktualizacje dostosowane do zmian legislacyjnych.

Warto jednak podkreślić, że sama funkcjonalność systemu nie oznacza automatycznej
gotowości firmy. Konieczna jest prawidłowa konfiguracja środowiska oraz testy przed
uruchomieniem produkcyjnym.

Różnice funkcjonalne w kontekście wyboru systemu

W przypadku MERCO zakres funkcjonalny może różnić się w zależności od wersji programu
i wdrożonych modułów.

Kluczowe elementy, które warto zweryfikować:

• czy system posiada aktywną integrację z KSeF,
• czy wykorzystywana wersja obsługuje najnowszą strukturę e-faktury,
• czy integracja obejmuje zarówno wysyłkę, jak i odbiór dokumentów,
• czy system integruje się z magazynem i księgowością.

Wybór rozwiązania powinien być uzależniony od:

• liczby faktur generowanych miesięcznie,
• struktury firmy (pojedyncze stanowisko czy sieć punktów),
• potrzeby integracji z systemami magazynowymi,
• poziomu automatyzacji procesów sprzedaży.

Wymagania techniczne i potencjalne ograniczenia

Choć MERCO umożliwia integrację z KSeF, należy uwzględnić wymagania techniczne:

• aktualizacja oprogramowania do wersji zgodnej z KSeF,
• konfiguracja tokenów i certyfikatów uwierzytelniających,
• zapewnienie stabilnego połączenia internetowego,
• odpowiednie ustawienie uprawnień użytkowników.

Najczęstsze wyzwania podczas wdrożenia obejmują:

• błędną konfigurację połączenia z API,
• brak testów transmisji danych,
• nieprawidłowe mapowanie danych w strukturze XML,
• problemy z synchronizacją statusów faktur.

Dlatego przed rozpoczęciem pracy w trybie produkcyjnym rekomendowane jest
przeprowadzenie testów integracyjnych.

Jak Pinnex wspiera wdrożenie KSeF w systemie
MERCO?

Samo posiadanie systemu zgodnego z KSeF nie oznacza jeszcze pełnej gotowości
operacyjnej.

Proces wdrożenia obejmuje:

• audyt aktualnej wersji oprogramowania,
• analizę konfiguracji systemu,
• przygotowanie integracji z KSeF,
• konfigurację tokenów i uprawnień,
• testową wysyłkę e-faktur,
• szkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.

Pinnex oferuje kompleksowe wsparcie w:

• doborze odpowiedniego modułu MERCO,
• konfiguracji integracji z KSeF,
• optymalizacji procesów sprzedażowych,
• weryfikacji poprawności działania systemu po wdrożeniu.

Dzięki temu firma minimalizuje ryzyko błędów i przestojów w fakturowaniu.

Podsumowanie

System MERCO oferuje integrację umożliwiającą obsługę KSeF poprzez:

• generowanie i wysyłkę e-faktur,
• odbiór dokumentów z systemu,
• archiwizację faktur,
• obsługę uwierzytelniania i synchronizacji statusów.

Jednak pełna gotowość do obowiązkowego e-fakturowania wymaga nie tylko aktualnego
oprogramowania, ale również prawidłowej konfiguracji i testów technicznych.

Jeżeli firma chce bezpiecznie przejść proces wdrożenia KSeF, warto skorzystać z
profesjonalnego wsparcia przy konfiguracji i integracji systemu.

Pinnex zapewnia kompleksową obsługę wdrożeń, audyt techniczny oraz szkolenia, aby
przejście na KSeF było płynne i bezproblemowe.