Termin przeglądu kasy fiskalnej łatwo przeoczyć, szczególnie gdy przedsiębiorca korzysta z kilku urządzeń albo prowadzi sprzedaż w więcej niż jednym punkcie. Problem pojawia się wtedy, gdy data obowiązkowej kontroli technicznej już minęła. Czy spóźniony przegląd kasy fiskalnej oznacza automatycznie karę? Czy można nadal korzystać z urządzenia? Co zrobić w pierwszej kolejności?

Najważniejsze jest szybkie działanie. Przekroczenie terminu nie powoduje, że obowiązek wykonania przeglądu znika. Wręcz przeciwnie – urządzenie nadal powinno zostać sprawdzone przez uprawniony serwis, a dalsze odkładanie wizyty może tylko pogłębić problem.

Co oznacza spóźniony przegląd kasy fiskalnej?

Przedsiębiorca korzystający z urządzenia fiskalnego ma obowiązek dopilnować terminowego wykonywania wymaganych przeglądów technicznych.

W większości przypadków obowiązkowy przegląd powinien być wykonany nie rzadziej niż co 2 lata. Termin liczony jest zgodnie z zasadami przewidzianymi dla danego urządzenia i sposobu jego użytkowania.

Jeżeli wymagany termin minie, mamy do czynienia ze spóźnionym przeglądem.

Nie ma przy tym znaczenia, czy przedsiębiorca spóźnił się o kilka dni, kilka tygodni czy dłużej. Sam fakt wykonania przeglądu po wymaganym terminie oznacza, że obowiązek nie został zrealizowany we właściwym czasie.

Co zrobić, gdy termin już minął?

Pierwszym krokiem powinien być kontakt z serwisem obsługującym urządzenie.

Nie warto czekać na ewentualną kontrolę urzędu skarbowego ani odkładać sprawy do momentu kolejnej wizyty serwisowej. Najlepiej umówić najbliższy możliwy termin.

W praktyce warto:

• sprawdzić datę ostatniego przeglądu,
• skontaktować się z uprawnionym serwisem,
• umówić możliwie szybki termin kontroli,
• zachować dokumentację potwierdzającą wykonanie przeglądu.

Wykonanie przeglądu po terminie nie cofa samego faktu opóźnienia, ale pozwala uporządkować sytuację i przywrócić prawidłowy cykl serwisowy urządzenia.

Czy za spóźniony przegląd grozi kara?

Tak. Przepisy przewidują karę pieniężną za niedopełnienie obowiązku poddania kasy rejestrującej przeglądowi technicznemu w wymaganym terminie.

Kara wynosi 300 zł i może zostać nałożona przez naczelnika urzędu skarbowego.

Warto podkreślić, że nie chodzi wyłącznie o całkowity brak przeglądu. Również wykonanie go po terminie może zostać potraktowane jako niedopełnienie obowiązku.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy najlepszym rozwiązaniem jest więc nie tylko regularne wykonywanie kontroli, ale przede wszystkim pilnowanie daty kolejnego serwisu.

Spóźniony przegląd a ulga na zakup kasy

W niektórych przypadkach niedotrzymanie terminu może mieć dodatkowe konsekwencje.

Dotyczy to przedsiębiorców, którzy skorzystali z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Jeżeli określone obowiązki związane z użytkowaniem urządzenia nie są przestrzegane w wymaganym okresie, może pojawić się konieczność zwrotu wcześniej otrzymanej ulgi.

Ma to szczególne znaczenie w ciągu pierwszych 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu urządzenia.

Dlatego spóźnienie nie powinno być traktowane wyłącznie jako drobny problem organizacyjny. W określonych sytuacjach może oznaczać dodatkowy koszt dla firmy.

Czy można korzystać z kasy po przekroczeniu terminu?

Przekroczenie terminu przeglądu nie powoduje, że obowiązek serwisowy przestaje istnieć.

Jeżeli przedsiębiorca zauważy spóźnienie, powinien możliwie szybko skontaktować się z serwisem i ustalić dalsze postępowanie.

Nie warto samodzielnie zakładać, że skoro urządzenie działa poprawnie, kontrola techniczna nie jest potrzebna. Celem przeglądu jest nie tylko reakcja na awarie, ale również sprawdzenie prawidłowości działania kasy zgodnie z wymaganiami technicznymi.

Dlaczego przedsiębiorcy zapominają o terminach?

W przypadku jednej kasy pilnowanie terminów zwykle nie jest dużym problemem. Sytuacja komplikuje się jednak wtedy, gdy firma korzysta z kilku urządzeń, posiada kilka lokalizacji albo kasy były uruchamiane w różnych terminach.

Każde urządzenie może mieć inny harmonogram serwisowy.

Najczęstsze przyczyny spóźnień to:

• brak wpisania terminu do kalendarza,
• zmiana osoby odpowiedzialnej za obsługę urządzeń,
• korzystanie z kilku kas w różnych lokalizacjach,
• założenie, że serwis sam przypomni o terminie,
• brak regularnego sprawdzania dokumentacji urządzenia.

Dlatego warto potraktować terminy serwisowe podobnie jak inne cykliczne obowiązki firmowe.

Jak pilnować terminów przeglądów?

Najprostszym sposobem jest prowadzenie własnego harmonogramu urządzeń.

W przypadku jednej lub dwóch kas wystarczy zwykły kalendarz z przypomnieniem ustawionym odpowiednio wcześniej. Przy większej liczbie urządzeń lepszym rozwiązaniem może być prosta tabela zawierająca:

• model kasy,
• numer urządzenia,
• lokalizację,
• datę poprzedniego przeglądu,
• planowany termin kolejnego,
• dane serwisu.

Dobrze ustawić przypomnienie nie na dzień, w którym termin mija, ale kilka tygodni wcześniej. Pozostawia to czas na umówienie wizyty w dogodnym terminie.

Czy serwis musi przypominać o przeglądzie?

Przedsiębiorca nie powinien opierać pilnowania terminów wyłącznie na przypomnieniach ze strony serwisu.

Niektóre firmy serwisowe kontaktują się z klientami przed zbliżającym się terminem, jednak odpowiedzialność za dopilnowanie obowiązku pozostaje po stronie użytkownika urządzenia.

Dlatego nawet jeśli przedsiębiorca od lat korzysta z tego samego serwisu, warto samodzielnie kontrolować daty przeglądów.

Jak wygląda sytuacja w przypadku kilku kas?

Jeśli firma korzysta z większej liczby urządzeń, terminy należy kontrolować indywidualnie.

Nie wystarczy sprawdzić daty przeglądu jednej kasy i przyjąć, że pozostałe urządzenia mają ten sam termin. Mogły zostać uruchomione w różnych momentach, mieć różne daty wcześniejszych kontroli albo być użytkowane w innych punktach sprzedaży.

To właśnie przy większej liczbie urządzeń najłatwiej o przypadkowe przeoczenie.

Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie jednego harmonogramu serwisowego dla całej firmy.

Lepiej reagować od razu

Jeżeli zauważysz, że termin został przekroczony, nie ma sensu odkładać problemu.

Szybki kontakt z serwisem pozwala ustalić najbliższy dostępny termin oraz sprawdzić dokumentację urządzenia. Nawet jeśli opóźnienie już nastąpiło, wykonanie wymaganej kontroli jest znacznie lepszym rozwiązaniem niż dalsze pozostawianie kasy bez przeglądu.

Klienci Pinnex mogą skontaktować się bezpośrednio z serwisem pod numerem:

+48 606 119 473

Telefon jest czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00.

Więcej informacji o terminach, obowiązkach przedsiębiorcy oraz wymaganiach dotyczących kontroli urządzeń znajduje się na stronie Obowiązkowy przegląd techniczny kasy fiskalnej.

FAQ

Ile można spóźnić się z przeglądem kasy fiskalnej?

Przepisy nie przewidują bezpiecznego okresu tolerancji po upływie terminu. Jeżeli wymagany termin został przekroczony, przegląd jest już spóźniony i warto możliwie szybko umówić urządzenie z serwisem.

Ile wynosi kara za spóźniony przegląd kasy fiskalnej?

Kara pieniężna przewidziana za niedopełnienie obowiązku terminowego wykonania przeglądu wynosi 300 zł.

Co zrobić po przekroczeniu terminu przeglądu?

Należy sprawdzić dokumentację urządzenia i możliwie szybko skontaktować się z uprawnionym serwisem w celu wykonania kontroli technicznej.

Czy spóźniony przegląd może oznaczać zwrot ulgi na kasę?

W określonych przypadkach tak, szczególnie jeśli obowiązki związane z urządzeniem nie zostały zachowane w okresie pierwszych 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży.

Jak uniknąć kolejnego spóźnienia?

Najlepiej zapisać termin kolejnego przeglądu w kalendarzu i ustawić przypomnienie kilka tygodni wcześniej. W firmach posiadających większą liczbę kas warto prowadzić wspólny harmonogram urządzeń.